La valeur d’un flux de travail défini

Client:
Importante entreprise de ressources naturelles

Leurs enjeux:

• Plusieurs juridictions. Approvisionnement et acheteurs dans plusieurs villes.
• La politique du client était de faire réviser chaque contrat par les services juridiques avant sa signature.
• La révision juridique faisait obstacle au flux de travail.
• Le problème était le plus ressenti au service des approvisionnements.
• Les employés sur le terrain étaient mécontents du délai de traitement par les services juridiques.

Comment Simplex les a assistés:

Nous avons défini des balises:

• Nous avons établi des directives sur les documents que les services juridiques doivent réviser et de façon plus importante, ceux qu’ils ne réviseront pas.
• Nous avons priorisé ce qui est le plus urgent et le plus important pour l’entreprise.

Nous avons créé un nouveau processus:

• Nous avons conçu un formulaire dans le langage des gens qui le complètent afin de recueillir l’information de base de manière uniforme. Ceci est ensuite transmis dans un système de suivi.
• Les dossiers étaient maintenant visibles à tous les membres de l’équipe, les priorités étaient identifiées, la durée du cycle était surveillée et les dossiers à risque élevé ont reçu un traitement prioritaire.
• Nous avons orienté les ressources tout en utilisant Simplex pour égaliser le flux de travail.

Ce que Simplex Légal a accompli pour ce client:

• Nous avons augmenté l’efficacité de traitement, ce qui a permis une meilleure prévision de la demande et des besoins en ressources humaines (gestion du flux de travail).
• Une capacité d’offrir un engagement de service auprès des employés sur le terrain et assurer un délai de réponse rapide pour les dossiers prioritaires.
• Ceci a servi d’outil de rétention: l’équipe interne s’est retrouvée avec les dossiers les plus stratégiques.
• Un avantage supplémentaire: les gestionnaires du service juridique ont maintenant des données sur le nombre total de contrats et leur valeur, démontrant les activités du service.